התארסנו! מה עכשיו?

לוגיסטיקה, זמנים וכמויות

כמות אורחים מקסימלית: כמה אורחים המקום מסוגל להכיל בנוחות?

שעות האירוע והאולם: מאיזו שעה האולם והחדר עומדים לרשותכם, עד איזו שעה האירוע יכול להימשך, ומאיזו שעה תידרשו לשלם תוספת תשלום על שעות נוספות?

אירועים מקבילים: האם יש עוד אירוע במקביל לשלכם באותו ערב, והאם האזורים הציבוריים ותאי השירותים משותפים?

חישוב רזרבה: ודאו שחישוב הרזרבה מתבצע פר ראש ולא פר שולחן. מה הכוונה לפי שולחן? ברגע שאורח אחד מתיישב בשולחן הרזרבה, האולם עלול לחייב אתכם על שולחן שלם של 10-12 מנות גם אם ישבו בו בודדים. שימו לב לזה!

הנחת כמויות לפי מדרגות: אם יש סיכוי סביר שמספר האורחים שלכם יעלה בפועל מעבר להתחייבות המקורית שנתתם, בדקו מראש אפשרות לקבל הנחה למחיר המנה לפי מדרגות של כל 50 אורחים נוספים. זו דרך מעולה להוזיל את העלויות הכוללות ככל שהאירוע גדל.

חדר חתן-כלה: מתי בדיוק ניתן להגיע לחדר והאם יש עלות נוספת על שימוש בו?

כמות מלצרים לשולחן: ודאו מול האולם מהו יחס המלצרים באירוע. היחס התקין הוא מלצר אחד לכל 1.5-2 שולחנות (מלצר לכל 15-20 אורחים). יחס נמוך מזה אומר שהאורחים שלכם יחכו המון זמן לקבלת המנות, לפינוי הצלחות או להזמנת שתייה.

קולינריה, אלכוהול וטעימות

ערב טעימות מסודר: מתי נערכות הטעימות? ודאו שהאולם מקיים ערב טעימות רשמי כדי שלא תצטרכו לנחש מה לשים בתפריט.
טיפ זהב: אם אתם חוששים, דרשו להכניס לחוזה סעיף של "חתימה מותנית בטעימות" המאפשר לבטל את החוזה ללא קנס אם האוכל בטעימות לא לטעמכם.

מנות מיוחדות וילדים: האם יש מענה איכותי לצמחונים/טבעונים? מה העלות של מנות ילדים והאם הן מתומחרות זול יותר?

אוכל לאפטר והספקים: אל תמהרו לשלם תוספת על אפטר (דוכני המבורגר/שווארמה לסוף הלילה). התעקשו שהוא יהיה כלול במחיר המנה כהטבה לסגירת החוזה. אם תרצו להביא ספק אפטר חיצוני, ודאו מראש אם האולם דורש תעודת כשרות או גובה קנס.
בנוסף, ודאו שאין עלות מיוחדת או דרישה לפתיחת שולחן מיוחד עבור הספקים שלכם (צלמים, דיג'יי וכו'). הם מנשנשים בקבלת הפנים ובאו לעבוד, לא לשבת לארוחה מלאה של ארבע מנות.

אלכוהול, ברמנים ודמי חליצה: אין צורך לסגור אלכוהול דרך האולם, לרוב ישתלם לכם להביא מבחוץ. התעקשו על דמי חליצה ומזיגה נמוכים ככל הניתן (או פטור מלא), ובררו מראש כמה ברמנים יעבדו בבר במהלך הערב. היחס התקין והמומלץ בתעשיית האירועים הוא ברמן אחד לכל 50-60 אורחים.
מתלבטים אם לקחת חבילה מהאולם או לקנות לבד? ההסבר המלא יעלה בקרוב!

עיצוב, הגברה ואטרקציות

עיצוב בסיסי וחיצוני: מה בדיוק כולל העיצוב הבסיסי של האולם? האם יש אפשרות להביא מעצב חיצוני והאם האולם גובה על כך קנס או עמלה?

עלויות תאורה והגברה: מהי עלות התאורה וההגברה של האולם? שימו לב שזו כמעט תמיד תוספת תשלום חובה שחייבים לשקלל מראש.

אפקטים ואטרקציות (זיקוקים, עשן וכו'): האם האולם מאפשר שימוש באפקטים ברחבה ובחופה, והאם מותר להביא ספק אטרקציות חיצוני ללא תוספת תשלום?

תמלוגים ומוזיקה: ודאו שלא יחייבו אתכם בתשלום פדרציה עולמית, התשלום היחיד שאתם מחויבים בו כבעלי השמחה הוא אקו"ם בלבד (דרך האתר שלהם). פדרציה זה תשלום שהאולם עצמו מחויב לשלם.

כספים, ביטולים ומצבי חירום

תנאי תשלום: מהם תנאי התשלום, הפריסה, ומועדי התשלום לאולם?

תנאי ביטול ודחייה: ודאו שסעיפי ביטול או דחיית אירוע יהיו הוגנים וברורים כמו החזרת מקדמה במקרה של ביטול זמן רב מראש, או שמירת תנאים זהים כמו עלות מנה ויום בשבוע במקרה של דחייה. לכל הפחות, ודאו שיש לכם אופציה למכור את התאריך שלכם לזוג אחר.

מצב ביטחוני וכוח עליון: ודאו שתחת סעיף כוח עליון בחוזה נכלל במפורש מצב ביטחוני כמו מלחמה, סגר, מצב חירום וכו'.

עלויות נוספות: שאלו ישירות: "האם יש עלויות נוספות כלשהן שחשוב שנדע עליהן מראש?" (כמו אבטחה, ניקיון, חניה וכדומה).

סגירת ספקים ראשונים: לאחר שסגרתם תאריך, זה הזמן להתחיל לסגור את הספקים שלכם! מומלץ להתחיל מדיג'יי, צלמים, איפור ושיער כי הם אלו שנתפסים הכי מהר.

מדריכים מפורטים לבחירת נכונה של מאפר/ת ושאר הספקים יעלו לכאן ממש בקרוב! בינתיים, אם אתם כבר בחיפושים ורוצים התייעצות ראשונית, מוזמנים לשאול בקבוצה.

הנחות והטבות מיוחדות: אם אתם סטודנטים, שווה להיכנס לאתר "סטודנטים נישאים" שמציע מגוון ספקים בהנחה.

בנוסף, אם אחד מכם חייל בסדיר, מילואימניק או עובד כוחות הביטחון ציינו זאת מול הספקים כרקע להנחה. הספקים עשויים לבוא לקראתכם עם הטבות והנחות שוות!